TEC Eurolab e Istituto Kaizen

Obiettivi del programma

TEC Eurolab ha intrapreso un percorso di crescita per affiancare ai risultati lo sviluppo della cultura del miglioramento continuo. Questo è stato possibile grazie all’adesione al programma Kaizen, avviato a fine 2015 e tuttora in corso.

Il programma Kaizen si sviluppa con l’obiettivo di migliorare le performance aziendali, creando momenti costanti di confronto tra i vari team di lavoro, collaborando in sinergia. Partecipare a questo programma significa:

aumentare la produttività
maggiore velocità nelle procedure
ridurre le contestazioni
razionalizzare gli investimenti

Con l’apertura della seconda sede produttiva di Via Grieco, è stato necessario rivedere i flussi di lavoro, rendendoli più snelli. L’obiettivo primario di questa operazione è stato definire e organizzare il layout delle singole sedi, coinvolgendo il team nella definizione della configurazione finale.

“L’implementazione di un programma Kaizen richiede un forte commitment da parte della direzione. Tutte le azioni, anche quelle che diamo per scontate perché le facciamo da 10 anni in un certo modo, vanno messe in discussione. Bisogna accettare che i tuoi collaboratori facciano dei tentativi, non sempre ci si riesce al primo colpo. Se pensiamo ai risultati ottenuti la domanda non è “perché fate Kaizen?”, ma “ditemi voi un motivo per cui non fare Kaizen”.

Paolo Moscatti- Presidente TEC Eurolab

Il metodo kaizen e la cultura del miglioramento continuo

A seguito di aumento significativo di volumi produttivi di un cliente in ambito aerospace che ha coinvolto diversi reparti, è stato lanciato un secondo cantiere “line design” da cui è risultata una importante riduzione dei tempi di attraversamento della commessa, da 3 settimane a 5 giorni, e l’impiego di 2 risorse anziché 5.

Anche dal punto di vista commerciale sono state ridotte le pratiche burocratiche, garantendo l’invio dell’offerta economica entro la giornata lavorativa. Con il programma Daily Kaizen, i diversi team di lavoro hanno iniziato a lavorare in una modalità di alta performance; con la creazione e la messa a punto delle lavagne di pianificazione, è stato possibile valutare le diverse attività e carico di lavoro dei diversi operatori e delle macchine. Ciò ha permesso di avere sotto controllo le priorità e di ripartirle in base alle richieste del cliente, grazie al meccanismo Poka Yoke (a prova di errore).

I team hanno definito due incontri quotidiani davanti alla lavagna di pianificazione con una agenda che permette di toccare tutti i punti importanti e mantenere il focus sull’obiettivo. Secondo il principio del Poka Yoke sono stati considerati i problemi del processo e della compilazione del report; questi sono stati semplificati grazie all’attribuzione di un barcode ai singoli campioni, permettendo di dare un giudizio di conformità/non conformità in automatico, dopo la compilazione del report. Questa procedura ha permesso di azzerare gli errori che si ripetevano nel processo.

Oltre ai flussi di lavoro, anche gli ambienti e le attrezzature hanno necessità di essere ordinate e organizzate. Con il programma 5S, anche le postazioni e i banchi di lavoro sono stati riorganizzati in maniera razionale, e basandosi sull’ordine logico delle attività, è stata battezzata la collocazione giusta delle diverse strumentazioni. Ai materiali di consumo è stato invece applicato il metodo Kanban, con l’obiettivo di ridurre scorte e garantire disponibilità di ciò che serve, quando e dove serve.

Per il reparto di formazione e certificazione ci si è focalizzati sulla Customer experience, con la ricerca continua di feedback da parte dei partecipanti ai corsi, mentre nel weekly meeting del lunedì mattina sono state valutate le azioni da intraprendere per migliorare i risultati.

Nel programma Kaizen anche il mantenimento degli standard è importante. Per questa ragione, grazie ad un audit “generativo”, il Kamishibai, realizzato a due livelli, uno giornaliero e uno settimanale, vengono generate azioni di miglioramento che non hanno l’obiettivo dell’individuazione di un colpevole, ma piuttosto la ricerca di soluzioni ai passaggi che sono risultati non ottimali. L’audit viene realizzato con semplici cartellini riportanti una check list: verde (tutto ok) e rosso (se almeno un punto della check list non è ok).

Quali sono stati fino ad oggi i risultati del progetto Kaizen?

Aumento della produttività
crescita di volumi
miglioramento delle condizioni di lavoro dei collaboratori.

Ci siamo concentrati sull'analisi del flusso, quello che siamo riusciti ad ottenere grazie all'implementazione della filosofia Kaizen è stato infatti una riduzione di quelli che sono i tempi di attraversamento della commessa, da tre settimane a soli 5 giorni lavorativi, con un risparmio in termini di impiego di risorse, da cinque persone a due sole persone. Ci siamo concentrati su quelle che sono le attività valore per il cliente e allo stesso tempo su quelle che invece erano i muda, quindi le attività che comportavano degli sprechi e dei tempi morti.

Laura Lodesani - Responsabile centro analisi materiali TEC Eurolab

L'esigenza di applicazioni di un cantiere Kaizen in tomografia è nata dalla necessità di avere una pianificazione quanto più possibile lineare, visiva e poka-yoke, quindi a prova di errore. Abbiamo realizzato la lavagna di pianificazione che permette di vedere sia il lavoro occupato dell'operatore, sia l'occupazione dei tempi macchina. Abbiamo introdotto anche la compilazione automatica dei report tramite l'identificazione dei codici di ogni campione con un bar code; questo permette una volta compilato il report in automatico di dare un’associazione automatica anche di giudizio, quindi: di conformità o di non conformità. In questo modo noi abbiamo azzerato completamente questo tipo di errore.

Martina Vincetti - Coordinamento reparto tomografia TEC-Eurolab

Il reparto controlli non distruttivi di TEC Eurolab ha come obiettivo quello di servire la clientela del territorio ma anche la clientela nazionale ed internazionale. In questo contesto vengono svolte sia attività in house, ovvero all'interno di TEC Eurolab, sia attività on-site ovvero direttamente dal cliente. La metodologia Kaizen c'è stata di grande aiuto, ci ha consentito di prendere visione di quelle che sono le pianificazioni orarie delle persone, di quali sono i loro carichi di lavoro e conseguentemente come ripartirli, per dare risposte alle esigenze del cliente. Abbiamo semplificato i flussi e messo in atto una strategia di pianificazione e di confronto giornaliero tra i vari tecnici che fanno parte del reparto, per pianificare le attività ed analizzare le problematiche sorte durante i vari controlli.

Stefano Benuzzi – Responsabile reparto prove non distruttive TEC-Eurolab

Uno degli interventi più concreti che abbiamo messo in atto è stato implementare un programma ‘5S’ che fosse focalizzato specialmente sulle attrezzature, sulle strumentazioni, che sono molto importanti per il reparto controlli non distruttivi. Gli strumenti devono essere mantenuti al top delle condizioni perché devono garantire l'affidabilità dei risultati, è importante che siano disposti in maniera ordinata e siano facilmente reperibili da parte degli operatori che devono recarsi in trasferta, e la gestione degli accessori, dei ricambi, deve essere effettuata correttamente in maniera tale che siano immediatamente operativi. Il sistema Kanban ci ha consentito di ridurre le scorte, ma al contempo di garantire la disponibilità di: ciò che serve, quando serve, quanto serve, dove serve.

Federica Rossi – Qualità TEC Eurolab

Il cantiere Kaizen nel reparto di formazione e certificazione si è focalizzato sulla customer experience, con una revisione di tutta la modulistica fornita al cliente, per snellire il processo. Ci misuriamo attraverso i KPI sia per quanto riguarda la certificazione ogni mese e calcoliamo le revisioni eseguite sui certificati, mentre per quanto riguarda la formazione abbiamo una valutazione dei corsi di formazione effettuati qui in azienda o presso il cliente, in caso di feedback negativi durante gli incontri settimanali (weekly kaizen) ne discutiamo e decidiamo le azioni migliorative da intraprendere.

Daniela Lucà – Organismo di certificazione TEC Eurolab